Une équipe d'experts IA, taillée sur mesure pour chaque dirigeant.

La messagerie impose son rythme à vos journées. Pour décider, il faut attendre que quelqu'un sorte les chiffres d'un tableur. Quant à la mémoire de l'entreprise, elle tient dans votre tête et dans des réunions dont il ne reste rien d'exploitable.

• Directeur de cabinet. Trie les e-mails, oriente chaque demande vers la bonne personne avec le contexte nécessaire et prépare les réponses avec les mots du dirigeant.
• Mémoire de l'entreprise. Chaque réunion est transcrite et retrouvable.
• Analyste financier et stratégique. Conçu à partir du portrait du DAF que le dirigeant aurait voulu recruter.
• Socle commun. Une présentation de l'entreprise que chaque collaborateur donne à ses propres experts, pour que personne n'ait à tout réexpliquer.

50 à 70 % de temps en moins sur les e-mails, selon l'estimation du fondateur.

Depuis, le fondateur a créé seul d'autres experts, dont l'un a établi la liste des fournisseurs à partir de 6 000 e-mails.

Chaque mois, le même rapport reconstitué à la main à partir des exports comptables. Des chiffres qui remontent au comité de direction et n'ont pas droit à l'erreur.

• Analyste financier. Part de l'export comptable brut, applique les définitions d'indicateurs de la maison et n'invente jamais un chiffre.
• Contrôleur. Confronte chaque total aux chiffres de référence du DAF et s'arrête pour expliquer tout écart de plus de 5 %.
• Assistant Excel. Répond aux questions dans le tableur même, en pleine réunion.

Le rapport du comité de direction sort désormais directement de l'export brut.

Chaque correction devient une règle durable.

Des politiques à écrire, puis à tenir à jour. Une réglementation qui bouge. Des dates d'entretien à ne pas laisser filer. Des auto-évaluations qui ne reviennent jamais.

• Rédacteur de politiques. Rédige politiques et procédures à partir du livret d'accueil de l'entreprise, selon sa trame habituelle.
• Veille réglementaire. Chaque mois, un point sur ce qui a changé en droit du travail et en santé-sécurité.
• Assistant de messagerie. Prépare les réponses dans le style de la DRH, et rien ne part sans son feu vert.

Étude comparative des salaires : de 4 à 12 heures à 20 minutes (temps mesuré).

Prochaine étape : des notes de frais prises en charge par un agent, des rappels d'entretien programmés à chaque embauche et des auto-évaluations à l'oral pour les équipes de terrain.

Des appels d'offres qui posent toujours les mêmes questions et réclament pourtant deux jours de travail. Des devis rédigés un à un.

• Rédacteur d'appels d'offres. Nourri des 23 dossiers déjà déposés par l'entreprise. Rédige chaque nouvelle réponse et signale ce qu'une personne doit compléter.
• Pôle demandes clients. Lit la demande, applique la remise du client, suggère un complément pertinent et repère le matériel dont la certification arrive à échéance.
• Générateur de devis. Un devis et l'e-mail qui l'accompagne en deux minutes environ, à partir de la grille tarifaire maison.

Une réponse à appel d'offres : de deux jours au plus à quelques heures.

Sur une cinquantaine d'appels d'offres par an, selon l'estimation de l'équipe.

La clôture du mois. Le fichier de facturation d'un grand client. Des factures saisies une à une sur les portails fournisseurs. Le rapprochement des stocks.

• Chargé de facturation. Prépare chaque mois le fichier de facturation du principal client.
• Chargé des portails. A appris le portail fournisseur d'un client en voyant l'opération une seule fois, et prépare chaque facture jusqu'au dépôt.
• Analyste de rapprochement. Établit le rapprochement mensuel des stocks à partir des exports bruts et explique chaque écart.

Environ une journée par mois gagnée sur la facturation (temps mesuré).

Deux à trois jours de plus attendus chaque mois sur la saisie dans les portails.

Une dizaine de casquettes, et deux à quatre jours par mois passés à vérifier les bulletins de paie du prestataire.

• Contrôleur de paie. Confronte chaque bulletin à ce qui a été transmis au prestataire et dresse la liste des écarts. Dès le premier mois, il a relevé les deux erreurs que l'office manager avait trouvées à la main.

Le contrôle mensuel commence désormais par une liste d'écarts.

À la deuxième séance, l'office manager a reconstruit le contrôleur sur son propre poste.

Des pièces à réclamer avant chaque rendez-vous client. Un rapport de suivi à réécrire après.

• Rédacteur de rapports. Après chaque rendez-vous, récupère la transcription et met à jour le rapport de suivi du client, aux couleurs du cabinet.
• Analyste de dossiers. Confronte le dossier du client au formulaire d'entrée et signale les anomalies.
• Documentaliste réglementaire. Répond à partir de la base de règles du cabinet, cite la règle appliquée et reconnaît quand il ne sait pas.

Pour chaque rapport client, le fondateur n'a plus qu'à relire.

Des tickets de support sur du matériel que vous n'avez pas vendu. Des réponses noyées dans les manuels. Toujours moins de temps pour vendre.

• Ingénieur support. Nourri des manuels, des schémas de câblage et de la norme de conception. Répond aux tickets en citant la page.
• Générateur de devis. Un devis client et l'e-mail qui l'accompagne en deux minutes environ.

Chaque réponse part d'un brouillon sourcé.

Quand l'ingénieur le corrige, la correction s'inscrit dans ses consignes.

De longs rapports de durabilité à éplucher, une grille d'indicateurs à remplir pour chaque secteur, des notes à comparer d'une entreprise à l'autre.

• Concepteur de modèles. Prépare la grille d'indicateurs de chaque secteur, qu'un analyste valide ensuite.
• Analyste d'extraction. Lit chaque rapport, renseigne chaque indicateur avec le chiffre et la page d'où il vient, puis situe l'entreprise par rapport à ses pairs.
• Point du matin. Passe en revue chaque matin les valeurs sous surveillance.

Chaque chiffre renvoie à une page précise.

Les pondérations et la validation des notes restent du ressort des analystes.

Des notes à rendre dans l'urgence, selon les standards de la maison, au nom de quelqu'un d'autre.

• Rédacteur de notes. Suit la procédure de rédaction du cabinet et adopte le style de l'élu, à partir des documents sources fournis.
• Fiche de style. Établie à partir des discours de l'élu.

Une note de décision rédigée en séance, à partir du texte source.